Een merk gaat mee als een bedrijf wordt verkocht, samengevoegd of intern wordt herstructureerd naar een andere rechtspersoon. Voor die overdracht heeft u drie dingen nodig: een overdrachtsakte waarin staat welk merk overgaat en tussen wie, de bedrijfsgegevens van de nieuwe merkhouder inclusief KvK-nummer, en het formulier waarmee u de wijziging laat inschrijven bij BOIP of EUIPO. Zonder die laatste stap staat de oude eigenaar nog gewoon in het register, ongeacht wat er privé is afgesproken.
Dat laatste punt is precies het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt. Een overdracht is civielrechtelijk vaak al geldig zodra beide partijen tekenen, maar tegenover derden telt alleen wat in het openbare register staat. Wie het merk koopt en de inschrijving laat liggen, loopt het risico dat een verkoper die officieel nog steeds merkhouder is, zelf nog rechten uitoefent, licenties verleent of zelfs het merk aan een derde verkoopt. Voor de praktijk van bewaken en verlengen is dit net zo relevant: waarschuwingen over gelijkende aanvragen en de herinnering voor verlenging gaan naar wie in het register staat, niet naar wie het merk feitelijk gebruikt.
Wat er verandert als een merk van eigenaar wisselt
Een merkregistratie is een recht dat los staat van de onderneming die het ooit heeft aangevraagd. Het merk kan worden verkocht, ingebracht in een andere vennootschap, of overgaan bij een fusie, zonder dat de onderliggende producten of diensten veranderen. Wat wel verandert, is de naam van de rechtspersoon die in het register van BOIP of EUIPO als houder staat. Die naam bepaalt wie oppositie kan instellen tegen een concurrerend merk, wie een licentie mag verlenen, en wie de verlenging na tien jaar moet regelen.
De stukken die u nodig heeft
De overdrachtsakte zelf
De kern is een document waarin duidelijk staat welk merk het betreft, met het inschrijvingsnummer, en tussen welke twee partijen de overdracht plaatsvindt. Bij een bedrijfsovername staat dit doorgaans al in de koopovereenkomst; bij een interne herstructurering is een aparte, korte akte gebruikelijk. Het is aan te raden hierbij een jurist te betrekken, zeker als het merk onderdeel is van een grotere transactie met meerdere activa.
De gegevens van de nieuwe merkhouder
BOIP en EUIPO registreren een rechtspersoon, geen los e-mailadres. U heeft dus de volledige bedrijfsnaam, het adres en het KvK-nummer (of het equivalent in een ander EU-land) van de nieuwe houder nodig. Ontbreekt dit, dan wordt de inschrijving vertraagd of afgewezen.
Het inschrijvingsformulier bij BOIP of EUIPO
Beide registers hebben een apart formulier voor het doorvoeren van een wijziging van houder, los van het formulier voor een nieuwe aanvraag. Hier hoort een kopie van de akte bij, en bij sommige overdrachten een taks die rechtstreeks aan het bureau wordt betaald. Dit is een andere stap dan het indienen van een merkaanvraag, en dus ook een ander moment dan waarop de aanvraag zelf wordt voorbereid.
Waarom het detail van de registratie het zwaarste weegt
Het register is leidend, niet de onderlinge afspraak. Zolang de overdracht niet is ingeschreven, blijft de oorspronkelijke houder formeel bevoegd om namens het merk op te treden. Voor een koper betekent dit dat de periode tussen de handtekening onder de akte en de daadwerkelijke inschrijving een kwetsbaar moment is: een concurrerende aanvraag die in die tussentijd wordt gepubliceerd, kan alleen worden bestreden door wie op dat moment officieel als houder geregistreerd staat. Wie dit proces zelf doorloopt, doet er goed aan de inschrijving zo snel mogelijk na ondertekening te regelen, en in de tussentijd de bewaking niet te laten stilvallen.
Wat als de overdracht niet wordt vastgelegd
Blijft de oude houder in het register staan terwijl het merk feitelijk al is verkocht, dan ontstaat een mismatch die pas aan het licht komt op een onhandig moment: bij een oppositie, bij een licentiegeschil, of simpelweg bij de eerstvolgende verlenging, wanneer de herinnering naar het verkeerde bedrijf gaat. Marcai.eu begeleidt de aanvraag en de bewaking van een merk, maar het opstellen van de overdrachtsakte zelf valt buiten dat proces; daarvoor is een jurist de aangewezen partij. Wel is het verstandig om na een overdracht te controleren of de bewaking en de verlengingsklok bij de juiste, nieuwe houder zijn ondergebracht, iets wat u terugvindt in de uitleg over hoe de bewaking en de gegevens van uw merk worden bijgehouden.
Staat u voor een overname of een interne herstructurering en wilt u eerst weten hoe uw huidige merk er in het register voor staat, dan kunt u dat gratis nagaan met de quick-scan die in een paar vragen een indicatie geeft. Twijfelt u over de kosten van de vervolgstappen, kijk dan bij het overzicht van de servicefee en de bewaking, of lees de andere onderwerpen in de kennisbank voor wie net als u een halfuur heeft en concrete antwoorden zoekt.