Om een merklicentie te laten registreren heeft u in de kern drie dingen nodig: de gegevens van merkhouder en licentienemer, een duidelijke aanduiding van het merk en het registratienummer, en een aanwijzing van wat de licentie precies dekt — het hele merk of alleen bepaalde klassen, het hele grondgebied of een deel ervan. Daarnaast vraagt zowel het BOIP als het EUIPO om een vorm van bewijs dat de licentie bestaat, meestal in de vorm van de licentieovereenkomst of een uittreksel daarvan.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest over het hoofd wordt gezien, zit in dat laatste punt. Een licentieovereenkomst bevat doorgaans commerciële afspraken — royaltypercentages, exclusiviteit, duur, beëindigingsvoorwaarden — die een onderneming niet in een openbaar register wil laten verschijnen. Het register vraagt dan ook niet automatisch om de volledige overeenkomst; vaak volstaat een verklaring of uittreksel waarin alleen staat wat voor de registratie relevant is. Wie dat niet weet, stuurt soms het hele contract mee terwijl dat niet nodig was.
Wat er concreet in de aanvraag staat
Een aanvraag tot registratie van een licentie bevat in de praktijk: de identiteit van de merkhouder zoals die in het register staat, de identiteit van de licentienemer, het merk en het inschrijvingsnummer waarop de licentie betrekking heeft, en de reikwijdte. Die reikwijdte is waar de meeste aandacht naartoe moet gaan: gaat het om een exclusieve of niet-exclusieve licentie, geldt ze voor alle waren en diensten uit de inschrijving of alleen een deel, en geldt ze voor het hele Benelux- of EU-grondgebied of voor een beperkt gebied. Onduidelijkheid op dit punt leidt tot vragen vanuit het register en vertraagt de inschrijving.
Wanneer de aanvraag namens de merkhouder wordt ingediend door iemand anders dan de houder zelf, komt daar meestal nog een volmacht bij. Dat is een apart punt van aandacht, omdat marcai.eu zelf geen gemachtigde is en dus ook geen volmacht namens de klant voert — de indiening blijft bij de klant zelf, via zijn eigen account bij het BOIP of EUIPO. Wie behoefte heeft aan iemand die de aanvraag namens hem ondertekent en indient, heeft daarvoor een merkgemachtigde nodig.
Waarom registratie niet verplicht is, maar wel verstandig
Een licentie bestaat als overeenkomst tussen merkhouder en licentienemer, ook zonder dat ze in het register staat. Het register bijhouden is dus geen voorwaarde om de licentie geldig te laten zijn tussen de partijen die haar aangingen. Waar de registratie wel verschil maakt, is in de verhouding tot derden: een niet-geregistreerde licentie is voor buitenstaanders — bijvoorbeeld een partij die het merk later wil kopen, of een derde tegen wie wordt opgetreden — niet zichtbaar in het openbare register. Toezichthouders en registers beschrijven dit als een kwestie van tegenwerpbaarheid, niet van geldigheid; wat dat in een concreet geval betekent, is iets waar een jurist of merkgemachtigde naar moet kijken.
Dit is ook de reden waarom het verstandig kan zijn om, voordat een licentie wordt aangegaan, eerst te controleren of het merk zelf nog correct en actueel in het register staat. in een paar vragen nagaan hoe een merk er in het register bij staat geeft daar een eerste indicatie van, nog voordat er een licentieovereenkomst wordt opgesteld.
Benelux versus EU: kleine verschillen in de uitvoering
Het BOIP en het EUIPO werken met vergelijkbare uitgangspunten, maar de formulieren en de precieze gegevens die worden gevraagd, verschillen. Bij een Uniemerk kan een licentie bijvoorbeeld beperkt worden tot één of meerdere lidstaten, terwijl een Benelux-merk per definitie het hele Benelux-grondgebied beslaat. Wie een merk in beide registers heeft laten inschrijven, moet de licentie dus mogelijk twee keer laten registreren, met telkens de eigen set gegevens. per situatie laten uitzoeken welke route bij uw merk past geeft daar een eerste beeld van, nog voordat de licentieovereenkomst wordt opgesteld.
Wat als de licentie wijzigt of eindigt
Een licentie die wijzigt — een andere looptijd, een andere reikwijdte — of eindigt, moet opnieuw worden doorgegeven aan het register. Wie dat niet doet, laat een verouderde licentie in het openbare register staan, wat bij een latere overdracht van het merk of bij onderhandelingen met een koper tot onduidelijkheid kan leiden. Dit is één van de punten die in de categorie bewaking vallen: niet alleen het merk zelf moet actueel blijven, ook de rechten die erop rusten. Op de pagina met veelgestelde vragen staat een aantal vergelijkbare situaties uitgewerkt, en wat een servicefee per registratie kost geeft een beeld van de kosten die bij dit soort aanvullende registraties horen, los van de taksen die rechtstreeks aan BOIP of EUIPO worden betaald.
Twijfelt u of een licentie voor uw merk in het register thuishoort, of wilt u eerst zien hoe uw merk er nu bij staat? De gratis merkcheck geeft een eerste indicatie, en de kennisbank op marcai.eu behandelt de rest van de praktijk rond aanvragen, bewaken en verlengen.