La risposta breve
Per rinnovare un marchio presso l'UAMI o l'UIBM serve sorprendentemente poco: il numero di registrazione del marchio, il nome e l'indirizzo del titolare del marchio così come risultano dal registro, e il pagamento della tassa di rinnovo. Non occorre un nuovo modulo di domanda con l'immagine del marchio, nessuna descrizione di prodotti e servizi da sottoporre nuovamente a valutazione, e nessuna prova che abbiate effettivamente utilizzato il marchio negli ultimi dieci anni.
Quest'ultimo dettaglio è esattamente il punto su cui molti imprenditori inciampano, perché pensano che il rinnovo sia simile alla domanda originale. Non è così. Un rinnovo è un atto amministrativo: il registro verifica che la parte corretta paghi l'importo corretto nel momento giusto per il marchio giusto, e non effettua alcuna valutazione di merito. Non viene quindi nuovamente verificato se il marchio è ancora distintivo, se nel frattempo sono stati registrati marchi simili, o se state ancora utilizzando il marchio come risulta iscritto.
Perché comunque le persone raccolgono prove d'uso
La confusione sorge spesso dal confronto con sistemi al di fuori del Benelux e dell'UE. In alcuni paesi, come gli Stati Uniti, il titolare di un marchio deve provare a intervalli regolari e al momento del rinnovo che il marchio è effettivamente in commercio, con campioni di imballaggi o screenshot di un negozio online. Nel sistema del marchio del Benelux e dell'Unione europea, questo obbligo non vale al momento del rinnovo vero e proprio. L'uso ha un ruolo qui solo se un terzo contesta il marchio per mancato uso, e questa è una procedura separata, indipendente dal rinnovo.
Chi comunque conserva prove di uso, non lo fa per l'UAMI o l'UIBM, ma per se stesso: se un terzo avvia un'azione per mancato uso, è utile avere a portata di mano fatture, imballaggi o materiale di marketing datato. Questo è un archivio prudente, non un requisito di rinnovo.
Il punto che spesso va storto: i dati del titolare del marchio
Ciò che deve corrispondere precisamente al momento del rinnovo è l'identità del titolare del marchio. Se l'azienda è stata nel frattempo trasferita, fusa, ha cambiato forma giuridica o si è trasferita, questo deve prima essere registrato nel registro affinché il rinnovo proceda senza problemi. Un rinnovo a nome di una società che non esiste più, o a un indirizzo che non è più corretto, può sollevare domande presso l'ufficio e causare ritardi in un momento in cui c'è poco margine.
Pertanto è utile verificare, ben prima della data di rinnovo, se il nome, la forma giuridica e l'indirizzo nel registro corrispondono ancora alla situazione attuale dell'azienda. Se non è così, una modifica del nome o un trasferimento devono prima essere regolati separatamente, con i documenti relativi come un estratto dalla Camera di Commercio o un atto di trasferimento. Solo allora il rinnovo torna a essere una questione di pagamento e conferma.
Cosa significa per la pianificazione
Poiché dal punto di vista sostanziale serve così poco, il rinnovo viene spesso sottovalutato come elemento d'azione. Le tasse vengono pagate in tempo, ma nessuno guarda più alla questione se il titolare del marchio su carta è ancora quello corretto. Per una ditta individuale convertita in società di capitali, o un'azienda trasferita senza avvisare il registro dei marchi, questo è un punto cieco che diventa evidente solo quando il termine di rinnovo è già vicino.
È quindi più saggio vedere il rinnovo non come un unico momento di pagamento, ma come due fasi: prima verificare che i dati del registro siano ancora corretti, e solo dopo pagare la tassa. Chi non sa esattamente cosa risulta nel registro sul suo marchio, può consultarlo direttamente presso l'UAMI o l'UIBM, o includerlo in un monitoraggio continuativo del marchio.
Per la domanda stessa si applicano tuttavia altri e più ampi requisiti di documentazione; questi sono descritti nell'articolo sui documenti necessari per la presentazione di una domanda di marchio. Se desiderate conoscere lo stato attuale del vostro marchio, allora una breve verifica sul vostro nome di marchio e classe fornisce una prima indicazione, del tutto indipendente dalla questione se sia già in vista un rinnovo.
La nostra piattaforma non solo guida la domanda, ma monitora anche la data di rinnovo del vostro marchio attraverso la sorveglianza, in modo che non passi inosservata. Come procediamo e quali informazioni sono necessarie a tal fine è spiegato in la pagina sulla nostra metodologia. I costi per il compenso del servizio e l'abbonamento alla sorveglianza, oltre alle tasse che pagate direttamente all'UIBM o all'EUIPO, li trovate in modo chiaro in la panoramica dei nostri tariffari.
Siete incerti se i vostri dati sono ancora corretti
Se la vostra azienda ha subito un cambio di nome, una traslocazione o una cessione negli ultimi anni e non siete certi che ciò sia stato registrato nel registro dei marchi, è facile verificarlo prima che arrivi il prossimo rinnovo. Se avete dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un agente dei marchi o contattate direttamente l'UIBM o l'EUIPO; non forniamo consulenza legale su fascicoli individuali.
Se prima desiderate un quadro generale di come la registrazione dei marchi, la scelta delle classi e la sorveglianza si collegano nella pratica, consultate gli altri argomenti della nostra banca dati attraverso le domande più frequenti sulla registrazione dei marchi. In questo modo saprete esattamente cosa dovete fare e quando, senza dover diventare voi stessi un giurista.