Det korta svaret
För att förnya ett varumärke hos BOIP eller EUIPO behöver du överraskande lite: registreringsnumret för varumärket, namnet och adressen för varumärkesinnehavaren enligt registret, och betalning av förnyelsegebyr. Det krävs ingen ny ansökningsblankett med en bild av varumärket, ingen omvärdering av beskrivningen av varor och tjänster, och inget bevis för att du faktiskt har använt varumärket under de senaste tio åren.
Den sistnämnda punkten är précis den detalj som många företagare snubblar på, eftersom de tror att förnyelse liknar den ursprungliga ansökan. Det gör det inte. En förnyelse är en administrativ handling: registret kontrollerar om rätt part betalar rätt belopp i tid för rätt varumärke, och granskar inget annat materiellt. Det finns alltså ingen ny bedömning av om varumärket fortfarande är särskiljande, om liknande varumärken har registrerats intill dess, eller om du använder varumärket på det sätt det är registrerat.
Varför människor ändå samlar in bevis
Förvirringen uppstår ofta genom jämförelse med system utanför Benelux och EU. I vissa länder, såsom USA, måste en varumärkesinnehavare under perioden och vid förnyelse påvisa att varumärket faktiskt är i handel, med prov på förpackningar eller skärmbilder från en webbutik. Inom Benelux- och unionens varumärkesystem gäller detta krav inte vid själva förnyelsen. Användning spelar roll endast om en tredje part angriper varumärket för icke-användning, och det är en separat process, skild från förnyelsen.
Den som ändå sparar användningsbevis gör det alltså inte för BOIP eller EUIPO, utan för sig själv: om en tredje part någonsin startar en icke-användningsåtgärd är det praktiskt att ha fakturor, förpackningar eller marknadsföringsmaterial med datum till hands. Det är klokt arkivhantering, ingen förnyelsekrav.
Den punkt som ofta går fel: uppgifterna om varumärkesinnehavaren
Vad som verkligen måste stämma vid en förnyelse är varumärkesinnehavarens identitet. Om företaget har överförts, fusionats, bytt juridisk form eller flyttat under tiden måste det först behandlas i registret innan förnyelsen går smidigt till. En förnyelse på namn av ett aktiebolag som inte längre existerar, eller på en adress som inte längre stämmer, kan väcka frågor hos myndigheten och orsaka förseningar när det finns liten marginal.
Det är därför värdefullt att, väl före förnyelsefristen, kort kontrollera om namn, juridisk form och adress i registret fortfarande motsvarar företagets nuvarande situation. Om så inte är fallet måste en namnändring eller överföring först ordnas separat, med motsvarande handlingar såsom ett utdrag från Handelsregistret eller ett överlåtelsehandling. Först därefter är förnyelsen igen en fråga om att betala och bekräfta.
Vad detta betyder för planeringen
Eftersom så lite är materiellt nödvändigt underskattas förnyelsen ofta som en åtgärd. Gebyrerna betalas i tid, men ingen kontrollerar längre om varumärkesinnehavaren på papperet fortfarande är rätt person. För en enskild näringsidkare som omvandlats till ett aktiebolag, eller ett företag som har flyttat utan att meddela det till varumärkesregistret, är det en blindfläck som bara blir synlig när förnyelseperioden redan närmar sig.
Det är därför klokare att se förnyelsen inte som en enda betalningsmoment, utan som två steg: först kontrollera att registeruppgifterna är korrekta, och betala först därefter gebyr. Den som inte precis vet vad som finns i registret om sitt varumärke kan kolla det direkt hos BOIP eller EUIPO, eller få det inkluderat i en pågående övervakning av varumärket.
För själva ansökningen gäller dessutom andra och mer omfattande dokumentationskrav; dessa beskrivs i artikeln om handlingar som krävs när man lämnar in en märkesansökning. Om du vill veta hur ditt eget märke står till för närvarande, ger en kort kontroll av ditt märkesnamn och klass en första indikation, helt oberoende av frågan om det redan finns en förnyelse på väg.
Vår plattform vägleder inte bara ansökningen utan övervakar också förnyelsedatumet för ditt märke genom övervakningen, så att det inte passerar obemärkt. Hur vi går tillväga och vilken information som krävs för detta förklaras på sidan om vårt arbetssätt. Kostnaderna för en serviceavgift och övervakningsprenumeration, förutom de avgifter som du betalar direkt till BOIP eller EUIPO, finns tillgängliga på vår pristabell.
Är du osäker på om dina uppgifter fortfarande är korrekta
Om ditt företag har genomgått en namnändring, flytt eller överlåtelse under de senaste åren och du är osäker på om det har genomförts i märkesregistret, kan det enkelt verifieras innan nästa förnyelse är aktuell. Om du är osäker på din specifika situation, rådfråga en märkesombudsman eller kontakta BOIP eller EUIPO själv; vi ger ingen juridisk rådgivning om individuella ärenden.
Om du först vill få en allmän bild av hur märkesregistrering, klassval och övervakning hänger samman i praktiken, se då de andra ämnena i vår kunskapsdatabas via de mest ställda frågorna om märkesregistrering. Då vet du exakt vad du behöver göra och när, utan att du behöver bli jurist själv.