Pokud neoznamíte změnu adresy své ochranné známky rejstříku BOIP nebo EUIPO, bude rejstřík nadále používat vaši starou adresu pro všechny oficiální dopisy. To znamená, že zprávy o námitce, odmítnutí nebo nadcházejícím prodloužení budou zaslány na adresu, kde už nebudete bydlet — a proto je neuvidíte včas.
Lhůty, které jsou s těmito dopisy spojeny, běží normálně, i když vás korespondence nedosáhne. Zmeškaná lhůta pro podání námitek nebo zapomenuté prodloužení mohou v nejhorším případě vést k tomu, že vaše ochranná známka ztratí svou právní ochranu, aniž byste si to v daný moment uvědomili.
Proč rejstřík potřebuje vaši adresu
BOIP a EUIPO komunikují písemně a korespondenci zasílají na adresu, která je v kancelářských materiálech vaší žádosti registrovaná. Nejde automaticky o adresu vaší současné sídla nebo adresu na vašem webu; je to adresa, která byla uvedena v okamžiku podání žádosti a od té doby nebyla aktualizovaná. Pokud jste se přestěhovali, sloučili se nebo vaši společnost převzal někdo jiný, nic se v spisu nezmění, dokud to sami neprovedete.
Toto se netýká jen přestěhování firmy. Také změna právní formy, změna názvu podniku nebo převod ochranné známky na jinou entitu mají vliv na údaje, které rejstřík používá k tomu, aby vás mohl kontaktovat. Pokud to neoznamíte, fakticky otevřete schránku, kterou už nikdo nekontroluje.
Co se pokazí, když vám korespondence nedorazí
Většina korespondence rejstříku ochranných známek je vázaná na časové lhůty. Třetí osoba, která podá námitku proti vaší žádosti, oficiální odmítnutí z formálních důvodů, nebo připomenutí, že vaši ochrannou známku musíte po deseti letech prodloužit — jsou to všechny zprávy s jasným konečným termínem. Pokud tato zpráva nepřijde, protože je poslána na starou adresu, lhůta uplyne bez možnosti odpovědi.
Rejstřík neověřuje aktivně, zda je adresa stále správná. Dopis, který se nepostaví, automaticky nevedou k prodloužení lhůty. Odpovědnost za aktualizaci údajů leží na samotném majiteli ochranné známky a to platí pro všechny národní a evropské rejstříky stejným způsobem.
Námitky, prodloužení a odmítnutí: stejná zranitelnost
V případě námitky lhůta, během které můžete reagovat, počíná od data oznámení, nikoli od data, kdy si zprávu skutečně přečtete. Totéž platí pro předběžné odmítnutí: lhůta pro odpověď běží dál, bez ohledu na to, zda vás dopis dosáhne. A pokud se blíží prodloužení, rejstřík sice zašle připomenutí, ale připomenutí je služba, nikoli záruka — odpovědnost za časové prodloužení zůstává u vás.
To je právě důvod, proč chybná adresa není jen administrativní nepříjemnost, ale riziko pro samotné právo na ochrannou známku. Zmeškaná odpověď na námitku může vést k zamítnutí žádosti; zmeškaná lhůta pro prodloužení může vést k zánikovi stávající, už roky používané ochranné známky.
Kdy se to stane déle, než si myslíte
Změna adresy se snadno zapomene v okamžiku, kdy na ní záleží, protože se zřídka shoduje s okamžikem podání žádosti o registraci ochranné známky. Podnik se přestěhuje, svobodná živnost se změní na společnost s ručením omezeným, ochranná známka se převede na nového majitele při přejímce podniku — v žádném z těchto případů si nikdo standardně neuvědomí, že by měl aktualizovat dossier ochranné známky u rejstříku. Právě proto, že registrace ochranné známky je platná deset let a lze ji neomezeně prodlužovat, může se v tomto období v podniku ledacos změnit, zatímco spis u rejstříku zůstane beze změny.
Co můžete dělat
Jádro je jednoduché: pravidelně zkontrolujte, zda údaje zaregistrované u BOIP nebo EUIPO stále odpovídají aktuální situaci vašeho podniku, a podat žádost o změnu, jakmile se něco změní. Nejde o věcné posouzení a nevyžaduje právní znalosti, ale vyžaduje pozornost v době, kdy je málo důvodů přemýšlet o spise ochranny.
Kdo to raději sám nesleduje, může to svěřit průběžnému monitoringu, který dbá také na administrativní aspekt ochrany, a ne pouze na podobné nové přihlášky třetích stran. jak se přihláška a následný monitoring vzájemně doplňují poskytuje там přehled a odpovědi na praktické otázky týkající se probíhajících spisů ochranny konkrétně se zabývá situacemi, jako je přestěhování a převod.
Chcete si nejdřív udělat představu o stavu vaší ochrany, než něco upravíte? v několika otázkách si udělejte představu o vaší situaci nevyžaduje si účet a nic nestojí. A pokud se ptáte, co se s vašimi údaji děje, jakmile je u nás zanecháte, přečtěte si to v sekci jak nakládáme s vašimi údaji.
Chybnou adresu v rejstříku si obvykle všimnete až poté, kdy je pozdě. Raději si proto teď vezměte pár minut na kontrolu, zda je váš spis stále v pořádku, než abyste později zjistili, že se k vám důležité zprávy nedostaly.