Se non comunicate un cambio di indirizzo del vostro marchio all'UIBM o all'EUIPO, il registro continuerà a utilizzare il vostro vecchio indirizzo per tutta la corrispondenza ufficiale. Ciò significa che i messaggi relativi a un'opposizione, un rifiuto o un rinnovo imminente verranno inviati a un indirizzo dove non siete più — e quindi non li vedrete in tempo.
I termini legati a quella corrispondenza continuano a decorrere comunque, anche se la posta non vi raggiunge. Un termine di opposizione mancato o un rinnovo dimenticato possono, nel peggiore dei casi, portare al decadimento della protezione del vostro marchio, senza che ve ne accorgiate in quel momento.
Perché il registro ha bisogno del vostro indirizzo
L'UIBM e l'EUIPO comunicano per iscritto, e questa comunicazione viene inviata all'indirizzo registrato nel vostro fascicolo. Non è automaticamente l'indirizzo della vostra sede attuale o l'indirizzo sul vostro sito web; è l'indirizzo fornito al momento della domanda e che non è stato aggiornato da allora. Se vi siete trasferiti, se la vostra azienda si è fusa o è stata acquisita, nulla cambia nel fascicolo finché non lo fate modificare voi stessi.
Questo non riguarda solo un trasferimento dell'azienda. Un cambio di forma giuridica, un cambio di nome dell'impresa o il trasferimento del marchio a un'altra entità modificano i dati che il registro utilizza per raggiungervi. Se non lo comunicate, in pratica aprite una casella postale che nessuno controlla più.
Cosa va storto se la posta non vi raggiunge
La maggior parte della corrispondenza di un registro marchi è vincolata da scadenze temporali. Un terzo che presenta opposizione contro la vostra domanda, un rifiuto ufficiale per motivi formali, o il promemoria che il vostro marchio deve essere rinnovato dopo dieci anni — sono tutti messaggi con una scadenza precisa. Se il messaggio non arriva perché viene inviato a un indirizzo vecchio, il termine scade senza che abbiate potuto rispondere.
Il registro non controlla attivamente se un indirizzo è ancora valido. Una lettera che ritorna come non consegnata non comporta automaticamente una proroga del termine. La responsabilità di mantenere i dati aggiornati spetta al titolare del marchio stesso, e ciò vale per tutti i registri nazionali ed europei allo stesso modo.
Opposizione, rinnovo e rifiuto: la stessa vulnerabilità
Nel caso di un'opposizione, il termine per rispondere decorre dalla data della notificazione, non dalla data in cui ricevete effettivamente il messaggio. Lo stesso vale per un rifiuto provvisorio: il termine di risposta continua a decorrere, indipendentemente dal fatto che la lettera vi raggiunga. E nel caso di un rinnovo imminente, il registro invia bensì un promemoria, ma questo promemoria è un servizio, non una garanzia — la responsabilità del rinnovo tempestivo rimane vostra.
Questo è precisamente il motivo per cui un indirizzo errato non è un inconveniente amministrativo, ma un rischio per il diritto marchio stesso. Una risposta mancata a un'opposizione può portare al decadimento della domanda; un rinnovo mancato può portare al decadimento di un marchio esistente, già utilizzato da anni.
Quando questo accade più spesso di quanto pensiate
Un cambio di indirizzo viene facilmente dimenticato nel momento in cui conta davvero, perché difficilmente coincide con il momento della domanda di marchio stessa. Un'azienda si trasferisce, una ditta individuale viene trasformata in una società per azioni, un marchio viene trasferito a un nuovo proprietario in seguito a un'acquisizione aziendale — in nessuno di questi casi qualcuno pensa automaticamente anche ad aggiornare il fascicolo del marchio presso il registro. Proprio perché una registrazione di marchio è valida per dieci anni ed è rinnovabile indefinitamente, molte cose possono cambiare nell'azienda durante quel periodo mentre il fascicolo presso il registro rimane statico.
Cosa potete fare invece
Il principio è semplice: verificate periodicamente se i dati registrati presso l'UFFICIO oppure l'EUIPO corrispondono ancora alla situazione attuale della vostra impresa, e comunicate una modifica non appena qualcosa cambia. Non si tratta di una valutazione sostanziale e non richiede conoscenze giuridiche, ma piuttosto attenzione in un momento in cui pochi motivi spingono a pensare al fascicolo marchio.
Chi preferisce non occuparsene personalmente può affidare questo compito a un monitoraggio continuativo che tiene conto anche dell'aspetto amministrativo di un marchio, non soltanto delle nuove domande di terzi simili alla vostra. come una domanda e il monitoraggio successivo si interconnettono fornisce una panoramica di questo, e risposte a domande pratiche su fascicoli di marchi in corso affronta situazioni specifiche come il trasferimento di sede e il trasferimento di proprietà.
Desiderate prima sapere come si presenta il vostro marchio al momento, prima di apportare modifiche? ottenere un'indicazione della vostra situazione in poche domande non richiede account e non costa nulla. E se vi chiedete che cosa accade ai vostri dati quando li lasciate con noi, lo leggete su come trattiamo i vostri dati.
Un indirizzo errato nel registro di solito lo notate solo quando è ormai troppo tardi. Dedicate quindi qualche minuto adesso per verificare se il vostro fascicolo è ancora esatto, piuttosto che scoprire successivamente che un messaggio importante non vi ha raggiunto.